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Cómo implantar una oficina de gestión. Modelos de Oficina de Gestión de Proyectos La bibliografía sobre las OGP, confirmada con mi experiencia profesional apunta a una diversidad de modelos y funciones que la OGP puede asumir, dependiendo de gran número de variables tales como el tipo de estructura organizacional (matricial funcional, balanceada, pesada o autónoma), entre otros factores. Hay OGPs que tienen una función única, como es informar del desempeño de los proyectos y aquellas que participan de la definición de las estrategias empresariales. Entre estos dos extremos las OGPs pueden ser aquello que necesite la empresa. La OGP puede tener un foco en procesos internos (planificación, gestión de recursos humanos, ejecución, control de cambios, etc), pero también puede responsabilizarse por interfases externas (satisfacción del cliente, comunicación con los stakeholders o interesados del proyecto, etc.). Hay también diferentes nombres, tales como Oficina de Proyectos, Oficina de Soporte a Proyectos, Centros de Excelencia, etc., pero lo que las distingue son los diferentes grados de autoridad y responsabilidad. Casey Perck (2001) parten del presupuesto de que no existe un único tipo de OGP que atienda a todas las necesidades y que se debe evitar un modelo patrón que pueda acabar operando como cualquier otro departamento funcional. Diferentes tipos de OGPs resuelven diferentes problemas. Para escoger el modelo adecuado a las necesidades de la organización se debe tener en cuenta el nivel de madurez de la Dirección y Gestión de proyectos en la organización que se analiza. Casey Peck, (2001) describen tres tipos de OGP, que pueden ser apreciados en la figura 2, y los problemas que cada una de ellas puede solucionar. Prólogo............................................................................................................................ 13 Introducción.................................................................................................................... 15 La Estructura de este libro.......................................................................................................16 Agradecimientos ............................................................................................................. 19 Capítulo 1 - Dirección y Gestión de Proyectos (DGP) y la Oficina de Gestión de Proyectos (OGP).............................................................................................................. 23 1.1 Evolución de la disciplina de Gestión de Proyectos y de la Oficina de Gestión de Proyectos. ...............................................................................................................................23 1.2 Modelos de Oficina de Gestión de Proyectos....................................................................24 1.3 Funciones de la Oficina de Gestión de Proyectos .............................................................26 1.4 Motivos para la Implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos.............................27 1.5 Tamaño de la Oficina de Gestión de Proyectos. ...............................................................27 1.6 Factores restrictivos y facilitadores....................................................................................27 1.7 Implantación de la Oficina de Gestión de Proyectos (OGP)..............................................28 Capítulo 2 - Marco de Trabajo para la implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos (OGP) ........................................................................................................ 31 Capítulo 3 - El Inicio de la Concepción de una OGP en una Organización............... 35 3.1 Fase 1: Obtención de la Aprobación para la implantación de la Oficina de Gestión de Proyectos (OGP). ....................................................................................................................35 3.1.1 Introducción. ................................................................................................................35 3.1.2 Actividad 1: Obtener un Patrocinador del proyecto......................................................36 3.1.3 Actividad 2: Definir el propósito del proyecto (OGP)....................................................36 3.1.4 Actividad 3: Borrador de la Propuesta de la OGP........................................................37 3.1.5 Actividad 4: Presentación de la Propuesta y Obtención de la Aprobación por parte de la Alta Dirección......................................................................................................38 3.1.6 Actividad 5: Presentación de la Propuesta y Aprobación a todos los niveles de la Organización. .......................................................................................................................38 3.1.7 Actividad 6: Obtención de la Aprobación del paso a Fase 2........................................38 3.2 Fase 2: Evaluación de la Situación Actual.........................................................................39 3.2.1 Introducción. ................................................................................................................39 3.2.2 Actividad 7: Evaluar el grado de madurez en Dirección y Gestión de Proyectos en la Organización................................................................................................................40 3.2.3 Process Assessment Methodology (PAM ) .............................................................45 3.2.4 Actividad 8: Identificar los asuntos y necesidades clave. ............................................46 3.2.5 Actividad 9: Evaluar los Procesos de Gestión y Dirección de Proyectos.....................53 3.2.6 Actividad 10: Guiar en el análisis del impacto del cambio ...........................................53 3.2.7 Actividad 11: Elaboración y Presentación del Informe Final. .......................................54 3.2.8 Actividad 12: Obtención de la Aprobación del paso a Fase 3......................................55 Capítulo 4 - Documentar e Implementar la OGP .......................................................... 59 4.1 Fase 3: Documentación del Diseño Funcional de la OGP.................................................59 4.1.1 Introducción. ................................................................................................................59 4.1.2 Actividad 13: Definir la estructura orgánica de la OGP................................................59 4.1.3 Actividad 14: Elaborar y presentar el documento de Diseño Funcional de la OGP. ....64 4.1.4 Actividad 15: Obtención de la Aprobación del paso a Fase 4......................................64 4.2 Fase 4: Implantación de la Oficina de Gestión de Proyectos (OGP).................................64 4.2.1 Introducción. ................................................................................................................64 4.2.2 Actividad 16: Configuración de la OGP. ......................................................................65 4.2.3 Actividad 17: Formación de la Organización................................................................69 4.2.4 Actividad 18: Ejecución del Piloto e incorporación de las Lecciones Aprendidas........70 4.2.5 Actividad 19: Roll-up de la OGP a lo largo y ancho de la organización. ......................70 Capítulo 5 - Presupuesto de Implantación y Ejecución de una OGP......................... 73 Capítulo 6 - Estimación del Riesgo de la Implantación de una OGP y Evaluación del Impacto de su cometido....................................................................... 77 Capítulo 7- Estudio de casos: Mapfre, Tesorería General de la Seguridad Social, Portugal Telecom................................................................................................ 83 1.1 Portugal Telecom .........................................................................................................83 1.1 Mapfre Unidad América................................................................................................85 1.1 Tesorería General de la Seguridad Social ...................................................................88 ? La Tesorería General de la Seguridad Social.........................................................88 ? El Instituto Nacional de la Seguridad Social. ..........................................................88 ? El Instituto Social de la Marina. ..............................................................................88 Bibliografía...................................................................................................................... 95 Enlaces útiles